時短に繋がるExcel(エクセル)小ワザ

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    こんにちは!

    ハロー!パソコン教室イトーヨーカドー加古川校インストラクターの山です。

    今日は成人の日ですね。20歳の皆さんおめでとうございます。

     

    今回はExcelエクセル)の小ワザ紹介です。

    Excel(エクセル)での資料作成等で、同じ入力を何度も繰り返す時に便利な機能をご紹介します。

    オートコンプリート機能やひとつひとつ選択してコピー貼り付けでもできますがその場合ひと手間余分に操作するので、時間がかかってしまいます。

    これが一気にできれば時短に繋がります。

     

    「選択した複数のセルに同じ情報を入力する方法」です。

    隣接するセルを選択する場合はShiftキーを押しながら、飛び飛びのセルを選択する場合はCtrlキーを押しながら選択して[Ctrl]キー+[Enter]キーで確定するだけで複数セルに一気に入力できます。

    Excel(エクセル)でよく使うセルの塗りつぶしもCtrlキーを押しながら複数選択して色を選択するだけでOKです。

    選択範囲に追加モードを有効にする事で[Ctrl]キーを押しながらの選択の手間も省けますよ。

    有効にするには[Shift]キー+[F8]キーをクリックして下さい。

     

    ステータスバー上に次のように表示されます。

    もう一度[F8]キーを押すと解除できます。

     

    Officeソフトだけではなくハロー!パソコン教室には、Windows10やスマートフォン、タブレットにも対応した講座があります。

    悩んだときはお電話下さい!スタッフ一同お待ちしています。

     

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    関数を使わずに日付を入力する

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      ハローパソコン教室イトーヨーカドー加古川校
      インストラクターの小島です。

       

      もうすぐハロウィンですね♬♪教室のブラックボードも今月はハロウィン仕様に

      しています。ボードは月1回書き換えているので、次回もお楽しみに!!

      皆さんは、Excelエクセル)のTODAY関数はご存知ですか?

      TODAY関数は現在の日付を表示させてくれる関数で、日付が変わっても当日の日付

      を自動で表示させてくれる便利な関数です。もちろん手入力で日付を入力すること

      も出来ますが、日付が変われば入力し直すことがありますよね?

       

      そこで…TODAY関数を使わなくても簡単に日付の入力が出来る機能があるので

      ご紹介させてください。

      キーボードの「Ctrl(コントロールキー)」+「+(プラス)」を入力することで、

      本日の日付が自動で入力されます。この方法であれば、表示形式が自動で「日付」に

      変わるので、これだけでも手間が省けますよね。

      あと、「Ctrl」+「*(アスタリスク)」を入力すると、現在の時刻が表示されます。

       

      たった2つのキーを入力するだけで、日付や時刻が簡単に入力が出来るので、ぜひ

      使ってみてください。注意としては、テンキーにある「+」と「*」は違う操作と

      認識するため、キーボードだけなので気を付けて下さいね。

       

       

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      Excel関数は手入力がオススメ!

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        インストラクターの大上です。

         

        Excelエクセル)といえば、やはり表計算ですよね♪

        +−×÷などの四則演算やSUM(サム:合計)、AVERAGE(アベレージ:平均)、IF(イ

        フ:真偽)等の関数などの式を入力することで、パソコンに自動で計算をしてもらうこ

        とが出来ます。

         

        さて、この関数ですが、皆さんはどのように入力されています?

         

        fxのボタンをクリックして関数ダイアログボックスを使っている

        ▲札襪膨樟楴蠧力している

         

        始めたての頃は、関数の場合、どのマスに何を入れればいいのかが掴みにくいこともあり、

        ,里笋衒がお勧めです。

        しかし、実務で関数を使うのであれば、△亮蠧力に慣れてしまえばと圧倒的に早く式を

        入力することが可能になる為、作業効率にも差が出てきます。

         

        ただ、今回は手入力を普段している方へのもう1つ先の方法のお話です。

        大前提としてお使いのパソコンのキーボードの右側にテンキー(電卓みたいな数字キー)

        の有無が大事なのですが…。

        あるよ!という方は是非一度この手入力を試してみていただきたいです!

        それは、通常手入力をする際には必ず=(イコール)を入力するのですが、=ってシフト

        キーを押さないと入力できませんよね?

         

        実はこの=の代わりを果たす記号が+です♪

        下の写真は実際に+(プラス)を使って式を入力した画面です。

        +SUM(C4:G4)と入力する事で、通常の=を使った式と同じ結果に!!

        やはり計算式ということで=+SUM(C4:G4)に修正はされてしまうのですが、テンキーが

        あるのであればこのやり方で更に作業効率アップに繋がるのではないでしょうか。

        残念ながらテンキーのない小型キーボードをお使いの方は=も+もどちらもシフトキーが必

        要になるので、使い慣れている=で十分かもしれませんが、知識の1つとして覚えておくの

        もいいと思いますよ!

         

         

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        Excelの便利機能も人それぞれ…。

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          お仕事でExcelエクセル)を使用されている生徒様より先日こんな相談をいただきました。

          「文字を入力していると勝手に変換されてしまうことがある」

          詳しくお話を聞くと、Excelのオートコンプリート機能が原因と分かりました。

           

          例えば、下の写真のように”あいうえお”と一度入力している場合、同じ列に”あ”または”あい”

          と入力したところで薄っすらと”あいうえお”が表示されてしまう機能がオートコンプリートと

          いうのですが、よく同じ言葉を入力する方には便利ですが、よく似たような言葉を使う場合は

          不便なんですよね…。

          私も仕事柄Excel2013やExcel2016などを入力する場面があるので、そういった際は一度この

          機能をオフにしたりしてます。

          入力時にひと手間加えてもいいのですが、多い場合はオフにするのが一番楽です。

           

           

          解決策としてはExcelのファイルタブからオプションを開き、詳細設定からオートコンプリート

          を使用するのチェックを外す、これで勝手に文字が入る問題は解決できます♪

           

           

          こういったオプション画面を変更する時はどこをどう変更したのかをしっかり覚えて元に戻すと

          きに困らないようにしておきましょう。
          他にもいろいろあるのでお時間がある時にどういった項目があるか一度見てみるのもいいかもし

          れないですね!

           

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          Excel棒グラフの間隔を変更するには?

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            先日生徒さんから

            Excel(エクセル)棒グラフをひっつけたいけど、どうしたらいい?」

            と質問がありました。

             

            もちろん出来ます!!

             

            データ系列の書式設定で、グラフの間隔を変更することができます。

             

             

            この機能を使えば、棒グラフをひっつけることも

            棒グラフの幅を変更することも出来ます。

            項目同士が離れていて、数字の比較がしにくい時に使うといいかもしれませんね♪

             

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